Scouting de Verbinding verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting de Verbinding via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via www.scoutingdeverbinding.nl. De gegevens worden via een aanmeldformulier verzameld en via de mail of post verzonden naar de secretaris van Scouting de Verbinding. De ledenadministratie heeft enkel inzicht in deze gegevens en zal deze invoeren in haar eigen administratie en Scouts Online. De ledenlijst is alleen inzichtelijk voor bestuur en verantwoordelijke leiding. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Ledenlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze ledenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. Digitale ledenlijsten zijn voor kaderleden inzichtelijk op dropbox. De informatiebeveiliging via dropbox is terug te vinden via: dropbox beveiliging. De contactlijsten worden na afloop van elk seizoen geactualiseerd. Waar mogelijk wordt gewerkt met actuele ledenlijsten via Scouts Online.
Programma planning
Via dropbox wordt per speltak een programmaplanning bijgehouden. Alleen kaderleden hebben toegang tot deze onlinecloud.
Aanmeldingen activiteiten
Voor aanmeldingen van activiteiten wordt gebruik gemaakt van email, waarbij alleen noodzakelijke persoonsgegevens worden gebruikt. Alleen de organisatie van het kamp/activiteit heeft toegang tot deze gegevens, noodzakelijk om het kamp/activiteit te kunnen organiseren.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting de Verbinding hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting de Verbinding mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren worden leden/ouders gevraagd een machtiging te ondertekenen op het lidmaatschapsformulier. Deze machtigingsformulieren worden fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Alleen de penningmeester van Scouting de Verbinding heeft inzicht in de financiële gegevens.
Online media
Scouting de Verbinding maakt gebruik email verkeer om haar leden op de hoogte te houden van belangrijke activiteiten. (Ouders van) jeugdleden worden via de teamleiders gemaild. Het is de verantwoordelijkheid van ouders/leden om te zorgen dat het juiste emailadres bekend is bij de teamleider. Op www.scoutingdeverbinding.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor wordt toestemming gevraagd op de site.
Beeldmateriaal
Scouting de Verbinding maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken. Bij het maken van langdurig promotiemateriaal worden ouders/leden expliciet om toestemming gevraagd.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting de Verbinding is terug te vinden via www.scoutingdeverbinding.nl en op te vragen via het secretariaat op [email protected].
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via [email protected]. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert Scouting de Verbinding binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat ([email protected]). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.